УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. Дата добавления: 2015-04-19; просмотров: 259. Унификацияв широком смысле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества". Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения. Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных. В качестве унификация текста документа унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации. Объектом унификации может быть множество существующих унификация текста документа возможных элементов систем, между которыми существуют отношения заменяемости и взаимозаменяемости, унификация текста документа возможность их унификации. Объектами унификации могут унификация текста документа изделия, материалы, детали, документы, терминология и т. То есть предметом унификации, так же как и стандартизации, являются варианты повторяющихся ситуаций. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, унификация текста документа в Государственную систему стандартизации РФ. При проведении унификации примен. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм док-тов их систем. Формальная унификация док-тов Методами формальной унификации документов являются: · унификация структуры документов; унификация текста документа создание общих синтаксических правил построения документов; · унификация методов контроля информации в документах; · унификация типов носителей и форматов документов В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМИ потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в Деятельности организации. Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации. Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления. В результате унификации достигается сокращение временных интеллектуальных за­трат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение ти­повых семантических конструкций и максимальная формализация информации при состав­лении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи: -упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач; -унифицировать формы унификация текста документа тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов; -сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации; -использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства; - ускорить процессы принятия управленческих решений. Этапы унификации текстов документов: 1 унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее унификация текста документа назначению документа; 2 унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов; 3 разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. Текст унифицированного управленческого документа унификация текста документа быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность унификация текста документа или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т. Убедительность - одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысловых унификация текста документа, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употреблением инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности. Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяю­щихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями докумен­та задачами и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый до­кумент составляется карта,включающая унификация текста документа документа вид документа, автор, кор­респондент, адресат, индекс дела по номенклатуре и аннотацию текста краткое содержа­ние, цель унификация текста документа, структура. На основе анализа унификация текста документа составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе. Система документации- совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражаются унификация текста документа опреде­ленной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, да­лее - отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее — уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов государст­венной власти: министерство, концерн, предприятие. В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая унификация текста документа отрасли хозяйства, культуры, здравоохранения и т. Таких систем столько, сколько существует отраслей. При чем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей унификация текста документа увеличивается. В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функцио­нальные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдель­ных. УСД В наст время действует 8 УСД: 1. Унифицированная система УС организационно- распорядит документации УС ОРД ; 2. УС банковской документации; 3. УС финансовой, учетной и отчетной бух документации бюджетных учрежедений и орг-ий; 4. УС отчетно-статистической документации; 5. УС учетной и отчетной бух документации унификация текста документа 6. УС документации по труду; 7. УС документации Пенсионного фонда РФ; 8. Стадии разработки УСД УФД УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов УФДобеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки: 1-я стадия - организация разработки общероссийской унифицированной формы документов; Начинается с проведения головной организацией по разработке УСД предварительного исследования вопроса. В ходе этого исследования изучаются законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, унификация текста документа должны найти отражение в формах унифицированных документов разрабатываемой УСД. Кроме законодательных и нормативных документов изучаются: - отраслевые ведомственные номенклатуры и перечни; - руководящие документы; - формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД. Кроме того, определяется комплекс унификация текста документа и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов. Результаты унификация текста документа служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1. На этой же стадии головная организация подготавливает и представляет во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии информации по стандартизации и качеству ВНИИКИ для согласования перечень организаций обязательного согласования и перечень организаций, которым будут направлены на отзыв проекты УФД. Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, унификация текста документа и согласовывается с унификация текста документа обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством ведомствомответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям. Результатом унификации документов, закрепленным нормативно, является создание унифицированных форм документов. УФДпредставляет собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в унификация текста документа сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Смотрите также: